Албан захидал хэрхэн бичих вэ?

Бусдад илгээж буй аливаа бичиг баримт нь сайтар боловсруулагдсан, нөгөө талын хүндээ ойлгомжтой, бодитой хүрэх ёстой учраас, та бичихийнхээ өмнө эхлээд сайтар тунгаан бодсон байх шаардлагатай. Ер нь та зорилгод
тохирсон захидал бичихийн тулд эхлээд заавал бодож байгаарай. Зорилгод чиглэсэн захидал бичих Бүхий л албан захидлууд нь нэгэн зорилготой байдаг. Энэ нь нэнтүрүүнд захидал бичиж буй тал нь өөрийн санал бодлыг хүлээн авагчид хамгийн ойлгомжтой байхаар илэрхийлэх явдал юм. Хоёр дахь дүрэм бол захидалд дурьдсан бүхий л мэдээлэл хүлээн авагчид ойлгомжтой байх ёстой. Та хэдий ахиухан бичихийг хүсэж байгаа ч боломжийн хирээр богино бичиж, хамгийн ихдээ нэг нүүрэнд л багтаах хэрэгтэй.Ойлгомжтой үгээр илэрхийлэх Албан захидал бичих урлагт аль болох ойгомжтой, аль болох богино гэсэн дүрэм үйлчилдэг учир, хялбар энгийн үг хэллэгийг сонгох нь зүйтэй юм. Та урт сунжирсан үг өгүүлбэрийн оронд богино, товч үг өгүүлбэрийг сонгох хэрэгтэй ба үйл үгийн идэвхгүй хэвийн оронд идэвхитэй хэвийг хэрэглэх нь оновчтой юм. Бичлэгийн явцад үгүйсгэх үгийг давхардуулан бичих (үгүйсгэх үгийг үгүйсгэх), хэт албаны үг хэллэг хэрэглэх (...-ыг үндэс болгон, ...-тай холбогдуулан гэх мэт)-ээс зайлсхийх хэрэгтэй. Та юу гэж хэлэх гэснээ л бичихээс биш харин юу гэж бодож байгаагаа бичих хэрэггүй юм. Та бичиж эхлээгүй байж өөрчлөх хэрэггүй, харин бичсэнийхээ дараа арай товчхон болгож бичиж болно.Та захидлаа илгээхийн өмнө хүлээн авах хүнээ нүдэндээ төсөөлөн хараарай.Та чухал бус захидлуудад хариу өгөх асуудлыг өөрийн туслахдаа шилжүүлээрэй.Утга агуулгыг бүрхэгдүүлэх элдэв цогц үг хэллэг, хийсвэр тодорхойлолтуудыг аль болох бага хэрэглээрэй.
Захидлын агуулга
Та захидлынхаа загварыггаргахдаа Дирэчт Майлинг-ийн зарчмыг
ашиглаарай. Үүнд:
• Захидлынхаа зорилго хэсэгт
хүлээн авагчийнхаа анхаарлыг
татах,
• Цааш нь хүлээн авагчид сонирхол
төрүүлэх,
• Хүлээн авагчийн тавьсан санал,
бүтээгдэхүүн үйлчилгээний талаар
дэлгэрэнгүй дурьдаж, түүний хүсэл
сонирхлыг илүү татах,
• Хүлээн авагчид баталгаа өгч
чадахаа илэрхийлж, түүнд итгэл
төрүүлэх,
• Ингээд эцэст нь хүлээн авагчид
урам зориг өгөх үгсээ үл мартан,
түүнд цаашид юу хийх талаар нь
зөвлөх хэрэгтэй.
Шилдэг сайн захидал бичих арга замууд Захидлыг эхнээс нь аваад дуустал нь ямар ч тасалдалгүй бичих хэрэгтэй. Захидлыг илгээхээсээ өмнө зөв бичих
дүрмийн талаас нь цэг таслалаа ч хянаж үзэхэд илүүдэхгүй. Захидалдаа юу хэлэх гэж байгаагаа тунгаан бодох хэрэгтэй.Та захидлаа бичиж эхлэхийн өмнө эхлээд захидлын загвараа гаргах хэрэгтэй.
Захидлаа бичиж дуусаад дахин нэг удаа уншаарай. Захидлыг илүү хураангуй бичих боломж байгаа эсэхийг нягтлаарай.

бичсэн: batmunkh | төрөл: Боловсрол 2009-03-29 өдөр 18:33
Холбоос | Мэйлээр илгээх | Сэтгэгдэл (5) | Сэтгэгдэл бичих

Сэтгэгдэл:

Сэтгэгдэл бичих